Vrijwel elk bedrijf krijgt, op termijn, te maken met oninbare facturen die al lang onbetaald open staan. Deze dubieuze debiteuren, waarvan u twijfelt of ze ooit nog hun facturen zullen betalen, geven u veel stress. De onbetaalde rekeningen en de kosten die u moet maken om het verschuldigde geld te innen gaat immers ten koste van uw bedrijfsvoering. Wel zijn er een aantal zaken die u als crediteur goed op orde moet hebben en weten voordat u uw debiteuren benaderd omtrent hun onbetaalde rekeningen.
Debiteurenbeheer
Als eerste is het erg belangrijk om de debiteurenbeheer goed te regelen binnen uw bedrijf. Wellicht kan u één van uw werknemers de verantwoordelijkheid geven om uw debiteurenbestand op orde te houden en de dubieuze debiteuren tijdig te benaderen omtrent hun openstaande facturen. Het bijhouden van de omloopsnelheid van de openstaande rekeningen geeft daarom goed weer hoe snel al uw debiteuren hun schulden aan uw bedrijf betalen, en hierdoor kan je tijdig inzien of er betalingsproblemen kunnen ontstaan. Het hebben van de juiste systeem waarmee wordt weergegeven of de facturen betaald zijn is noodzakelijk, een goed software pakket dat gekoppeld is aan het internet bankieren is hierbij essentieel. Het versturen van ‘vriendelijke’ betalingsherinneringen kan dan snel gebeuren zodra het oorspronkelijke betalingstermijn is overschreden. Wel is het altijd verstandig om de betalingstermijn goed op uw facturen te vermelden, dit om alle twijfel te vermijden.
Klantenbezoek
Het bezoeken van u klanten is een kwestie van goed ondernemerschap. Bij de meeste klanten zult u hierdoor een goede zakenrelatie kunnen opbouwen, maar helaas kan het voorkomen dat een klant zal claimen dat u niet de producten of diensten hebt geleverd die op de offerte stonden vermeld. Als de klant niet het volle bedrag wil betalen kunt u tijdens een bezoek beter inzicht krijgen in de claim. Het laten aftekenen van de offertes en leveringsbonnen is wijselijk omdat het u in de toekomst kan beschermen tegen onduidelijkheid of eventuele oneerlijkheid van een afnemer.
Afwaardering van een vordering
Afwaardering van een vordering behoort ook tot de zakelijke mogelijkheden, maar is een minder prettige koers om te bewandelen. Het afwaarderen van een vordering is dus mogelijk, mits deze binnen alle redelijkheid niet meer als volwaardig kan worden beschouwd. Dit gaat helaas wel ten kosten van de winstmarge. De Hoge Raad, 15 februari 1989, staat dit toe en ziet dit als een goed koopmansgebruik. Wel stelt zij hieraan bepaalde voorwaarden.
- Per balansdatum de omstandigheden beoordelen.
- Elke debiteur moet individueel beoordeeld worden.
- Op basis van een redelijk oordeel van de ondernemer de schuld waarderen.
Inschakelen van een Juridisch Incassobureau
Voor ondernemers kan het inschakelen van een Juridisch Incassobureau soms een hoge drempel lijken, zeker als het om debiteuren gaat die al jaren hun producten of diensten afnemen en nu voor veel geld aan onbetaalde rekeningen hebben lopen. De angst dat een debiteur failliet gaat als er teveel druk op wordt gezet kan bij een crediteur een gebrek aan daadkracht oproepen. Bij het inschakelen van een bekwaam Juridisch Incassobureau zal deze angst vaak worden weggenomen omdat ze uw debiteuren professioneel benaderen, dit om uw rekeningen betaald te krijgen en de zakelijke relatie met uw debiteuren in stand te houden. Een bekwaam Juridisch Incassobureau kijkt samen met de crediteur en debiteuren naar wat de betalingsmogelijkheden zijn, zodat er aan beide kanten een goed gevoel heerst en een resultaatgerichte afloop bemiddeld kan worden.
Conclusie
Ondanks het hebben van een goed debiteurenbestand en het afleggen van regelmatige klantenbezoeken kan het voorkomen dat uw bedrijf een aantal dubieuze debiteuren op de boeken heeft staan die voor verschillende redenen hun facturen niet hebben betaald. Alhoewel het afwaarderen van een vordering soms onvermijdelijk lijkt biedt het inschakelen van een bekwaam Juridisch Incassobureau een grotere kans op een succesvol afloop, zeker als een bureau op basis van “No Cure, No Pay” werkt.