Een niet betalende klant is geen klant en toch bent u bang om “te ver” te gaan omwille van uw klant. Uw debiteur dicteert wat u wel of niet mag doen en is verontwaardigd als u uiteindelijk toch een incassobureau inschakelt. Het is af en toe best redelijk om uitstel van betaling te verlenen, zeker als de persoon of bedrijf vertrouwenswaardig is gebleken in het verleden. Maar waar trekt u die lijn van ‘nu het is genoeg’?
Onlangs kwam er een groothandel van speelgoed naar ons toe welke twee facturen van ca. 12.000,– euro al voor maanden hebben openstaan. Na veel mails, telefoongesprekken, loze beloftes is een betaling altijd uitgebleven. Onze klant deed het verzoek om tot actie over te gaan maar gaf direct te kennen dat wij niet te hard mogen optreden want het is een klant die zij graag willen houden. Wij luisteren naar de klant omdat de klant de debiteur in kwestie het beste kent en een relatie heeft met de debiteur. Er mochten nog geen incassokosten berekend worden want dat zou de klant niet leuk vinden. Prima en wij hebben een zogenaamde 7 dagen brief gestuurd als service.
Dit uit wettelijke coulance want op grond van de m.i.v. 16 maart 2013 in werking getreden wet implementatie richtlijn bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, dat automatisch na de vervaldata van de facturen en zonder dat daarvoor überhaupt een ingebrekestelling is vereist, wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn.
De debiteur reageerde niet eens. Wij hebben na het verstrijken van de 7 dagen een sommatie verstuurd met rente en buitengerechtelijke incassokosten. Geen enkele reactie. Na bellen wordt verteld dat de volgende dag betaald zou worden. Dit hebben wij bevestigd per email maar de betaling bleef uit. Wat er echter wel gebeurde is dat onze klant regelmatig contact bleef houden met de debiteur. Wij werden wel op de hoogte gehouden van de gesprekken maar het probleem is dat de regie uit handen werd gegeven.
De debiteur kwam met allerlei verhalen van financieel manager ontslagen, geen toegang mails, vakantie, bedrijfspas vergeten, slechte investeringen enz. Elke keer werd er een worst voor gehouden dat als ze nog even geduld zouden hebben er hele grote zaken gedaan konden worden. De debiteur krijgt namelijk partijen speelgoed en zij kunnen daar een graantje van mee pikken. Een betaling bleef echter uit. Het grote probleem was dat de debiteur telkens aan het liegen was. Hij had bijvoorbeeld de betaling al goedgekeurd en morgen hebben wij het geld op de rekening staan. U raad het al, geen geld op de rekening.
Ondertussen heeft de debiteur toch een betaling verricht vanaf een vreemde bankrekening, zonder betalingskenmerk met een bedrag ter grootte van één factuur zonder rente en buitengerechtelijke incassokosten. Hij vond dat die kosten niet nodig waren echter onze klant krijgt wel met provisiekosten te maken hoewel deze lager zijn dan de incassokosten. Omdat er geen betalingskenmerk genoteerd is, wordt de betaling eerst in mindering op de kosten gebracht en daarna pas op de vordering zelf. Het dossier is dus met een klein restbedrag nog niet gesloten.
Na een 2e en 3e sommatie, want onze klant was nog niet toe aan een dagvaarding, heeft de debiteur een kleine partij speelgoed gestuurd naar onze klant, gratis en voor niets. Een voorproefje van de goede samenwerking die op het punt staat te gebeuren. Een betaling bleef echter uit. De debiteur wilde graag betalen in goederen om de provisievergoeding te betalen en er werd onderhandeld over de hoogte van de rente en incassokosten.
Uiteindelijk zijn wij genoodzaakt een concept dagvaarding gaan maken. Wij hebben de bv en de bestuurder zelf aansprakelijk gesteld. Het is aannemelijk om te zeggen dat als er iets besteld wordt, u ervan uit mag gaan dat het bedrijf genoeg financieel draagvermogen heeft. Als er binnen 1 maand vanaf de orderdatum geen factuur kan worden voldaan, dan was dat al vrijwel zeker op voorhand bekend.
Plotseling werd de debiteur wakker en begon onze klant hevig onder druk te zetten. Hij was in al staten en begon te dreigen met een rechtszaak. Hoe is het mogelijk dat wij dit durven te doen was zijn stelling.
Als wij een dagvaarding opstellen doen wij echt onderzoek. Deze meneer had een hele reeks van vier bv’s als bestuurders staan maar uiteindelijk kwamen wij toch bij hem uit. Wij kunnen gegevens van debiteuren opzoeken waardoor wij het woonadres, geboortedatum, telefoonnummers, emailsadressen en nog veel meer gegevens zichtbaar krijgen. Dit had de debiteur duidelijk geraakt en meneer is tot betaling overgegaan van het volledige bedrag.
Wat zijn de lessen om hieruit te leren?
- Doorbijten en uw angst voor het onbekende laten varen. Lastig? Soms wel natuurlijk maar u hoeft dit niet zelf te doen. Angst is de slechtste raadgever, onthoud dat. Laat u niet dicteren door uw debiteur want het zijn immers uw centen. Misschien staat de toekomst van uw bedrijf wel (deels) op het spel als de debiteur niet betaald.
- Liegen niet accepteren. Een zakelijke relatie baseren op leugens is een (bijna) onmogelijk opdracht. Als het vertrouwen niet 100% aanwezig is moeten er alarmbellen afgaan. Zelfrespect maakt daar ook een deel van uit. Op langere termijn krijgt u zeker met een grotere teleurstelling te maken. Mag u dan helemaal geen zaken meer doen met uw bestaande klant? Jawel hoor maar laat hem bijvoorbeeld op voorhand betalen of laat het bedrag niet te hoog oplopen. Vaak komen bedrijven (te) laat bij ons. U kunt bijvoorbeeld aan uw debiteur aangeven dat uw systeem automatisch is ingeregeld als er niet tijdig betaald wordt en dat u automatisch onherroepelijk een incassobureau in de arm neemt. Trek dat schilt op van zelfbescherming.
- Ga nooit met uw debiteur in (diep) gesprek. Om van uw debiteur weer een goed betalende klant te maken is het van groot belang dat u niet zelf in gesprek gaat met de debiteur. Verwijs door naar ons als incassobureau en laat ons het woord voor u doen. Wij lossen dit voor u op en houden de regie in handen. Wij doen niets dat u niet wilt doen, wij houden u op de hoogte en brengen altijd een eerlijk en helder advies uit waar u wel op kunt vertrouwen.